A importância dos DADOS nas empresas 📉

Quantas vezes já ouvimos a frase de Peter Druker: "O que você pode medir, você pode melhorar" ou a frase ainda mais conhecida de W. Hewlett, cofundador da HP: "Você não pode gerenciar o que não pode medir".

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No entanto, é bastante comum que empresas de todos os portes possuam apenas as informações exigidas por lei ou pelos órgãos reguladores. As demonstrações financeiras são, em muitos casos, a única fonte de informações que empresas de todos os tamanhos, setores e locais usam para orientar as decisões gerenciais.

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Nos casos em que diferentes programas são utilizados para controlar e/ou gerenciar diferentes funções da empresa, é comum encontrar relatórios parciais que são obtidos na área de "Relatórios" do software em funcionamento. Nesse sentido, encontramos o relatório de vendas dentro do software de faturamento que mostra, por exemplo, o faturamento por mês e por filial ou por produto ou por um conjunto de variáveis, sendo isso extremamente útil para se ter uma ideia da receita da empresa. Podemos citar outros exemplos, como os relatórios do software de recursos humanos, estoque, despesas e assim por diante.

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Sob essa perspectiva, uma empresa que tenha um sistema de gestão integrado ou ERP terá todos os relatórios em uma única ferramenta e apresentados de forma coerente, e as informações não seriam um problema...

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Infelizmente, essa não é a solução para os requisitos de informação de uma empresa do século XXI. Não apenas porque o mundo em que vivemos está mudando cada vez mais e porque o Fórum Econômico Mundial sugere que estamos no início da 4ª Revolução Industrial (que está mudando não apenas a forma como produzimos, mas também a forma como vivemos e nos relacionamos com nossos colegas), mas porque a realidade mostra que é mais comum do que gostaríamos que analistas, assistentes, secretárias e outros baixassem grandes listas desses sistemas para criar relatórios personalizados em planilhas (geralmente Excel).

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Isso mostra que os tomadores de decisão (proprietários, diretores, gerentes, supervisores) não estão satisfeitos com a forma como seu software apresenta esses relatórios ou, alternativamente, precisam cruzar informações de diferentes sistemas para calcular, por exemplo, o faturamento que cada vendedor faz por peso investido em salário, a fim de identificar seus melhores vendedores.

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A estratégia de criar relatórios personalizados em planilhas tem, em princípio, três grandes desvantagens:

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Primeiro:

Ineficiência de tempo: a criação de relatórios em planilhas consome muito tempo, é monótona e repetitiva. Já ouvi falar de analistas que passaram uma semana elaborando relatórios mensais, negligenciando outras tarefas mais produtivas e eficientes. A desvantagem desses atrasos é que os tomadores de decisão ficam sabendo o que está acontecendo em sua empresa com uma semana de atraso, o que, em muitos aspectos, é insuficiente para reagir adequadamente às mudanças detectadas.

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Segundo:

Alto índice de erros: um estudo de trabalhos acadêmicos realizados por geneticistas, publicado na revista The Economist(https://goo.gl/yA1Pq8), constatou que, em média, 20% deles apresentavam erros nas planilhas. Isso me leva a pensar que pelo menos a mesma taxa de erro pode ser encontrada nos relatórios gerados pelas áreas administrativas das empresas, e certamente será maior nos casos em que os autores têm pouco treinamento técnico.

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Terceiro:

Baixa capacidade analítica: é aqui que as águas se separam, pois os relatórios gerados têm baixa capacidade analítica. Com isso quero dizer que eles não conseguem responder a perguntas de segunda ordem, como, por exemplo, onde foi gerada a perda ou o resultado extraordinário? No relatório, você vê que na filial N foi gerado 25% a mais de faturamento do que no ano passado e o relatório termina aí. Que fenômeno está ligado a esse fato? O produto X aumentou suas vendas? O vendedor Y se destacou? As vendas pelo canal da Web são faturadas nessa filial e antes eram feitas de forma diferente? A pré-venda por telefone melhorou nesse departamento específico?

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Esses são os tipos de perguntas que raramente são feitas porque simplesmente não podem ser respondidas de forma rápida, barata e eficiente.

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Essa capacidade analítica é uma das condições necessárias para que as empresas amadureçam e cresçam de forma sustentável ao longo do tempo.

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A capacidade de "brincar" com os dados para descobrir oportunidades e pontos fracos em tempo real é o que permite que você se ajuste continuamente a uma realidade em transformação e avalie as mudanças nos procedimentos e a eficácia de suas ações.

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Sem essas ferramentas, que nos últimos anos se tornaram muito baratas e fáceis de usar, não é possível entender, por exemplo, as mudanças na demanda e fazer os ajustes necessários para atendê-la adequadamente. Talento e experiência são requisitos fundamentais, não para administrar um negócio de forma profissional e bem-sucedida, mas para saber por onde começar a analisar as informações que temos à nossa disposição em nossas empresas.

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Em suma, administrar usando nossa intuição e complementando-a adequadamente com informações é uma questão de cultura organizacional e não há mais desculpas para começar a administrar empresas de todos os portes e setores em nosso país de forma mais profissional.